Voici quelques outils que j'utilise pour la gestion administrative d'une association.

D'autres personnes m'ont permis de les découvrir, alors je partage l'information à mon tour.


Étape numéro 1 : se doter d'une adresse mail

Je commence toujours par une adresse Gmail. Je n'aime pas trop Google, comme beaucoup de gens, mais il faut avouer que leur espace de travail en commun Google Drive est inégalé (à ma connaissance).


Étape 2 : un espace de travail en commun

Le fait d'avoir une adresse Gmail permet d'avoir un espace de stockage de 15 Go sur Google Drive, dans lequel on peut créer des documents comme dans une suite bureautique standard (avec quelques fonctions en moins). Il s'agit d'une sorte d'explorateur de fichiers, avec des fichiers dans des dossiers, comme sur un ordinateur personnel.

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L'intérêt de Google Drive est qu'on peut travailler sur le même document à plusieurs, en temps réel. Pour la rédaction de compte-rendu de réunion, de rapport, de lettre à envoyer ou pour créer des tableaux, des graphiques, etc. on ne s'y perd plus avec les multiples versions envoyées en pièce-jointe par mail lorsqu'il y a plusieurs intervenants.


Étape 3 : une messagerie instantanée texte + audio

Pour des échanges simples sur quelques sujets, je préfère un programme simple comme Telegram

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Il permet aussi les discussions audio (que je n'ai pas vraiment testées), en combinaison avec Skype pour les visioconférence.

Skype a le gros désavantage d'avoir de très mauvaises connexions audio si un ou plusieurs participants a une connexion Haut-Débit de mauvaise qualité et si tout le monde met en route la webcam, surtout si on est plus de 3.

Dans notre association, c'est ce qui nous a poussé à utilisé Discord, un logiciel de chat textuel et vocal créé à l'origine pour les gamers.

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Discord a l'avantage de pouvoir gérer plusieurs serveurs avec plusieurs salons de discussion, afin de ne pas mélanger tous les sujets sur un même fil de discussion, comme sur Telegram, mais il est aussi beaucoup plus complexe à gérer.


Étape 4 : gestion administrative en ligne

Sur la page www.services-public.fr on peut déclarer une association, faire des changements de dirigeants, accéder à tous les formulaires utiles et avoir tous les conseils nécessaires à la gestion d'une association. C'est une véritable mine d'or.

Pour gérer les adhésions la meilleure solution à mes yeux est HelloAsso qui vous permettra de recevoir des demandes d'adhésion et de faire transiter l'argent des cotisations jusqu'à votre compte en banque associatif (qu'il ne faudra pas tarder à créer après la création de votre compte Helloasso). Cela ne vous dédouane pas de gérer sur un tableur ou autre base de données les coordonnées à jour de vos adhérents, vis-à-vis de l'administration publique et pour les assemblées générales, c'est préférable.

Étape 5 : nom de domaine et site internet

Je conseille ici d'acheter son propre nom de domaine, ce qui permet d'avoir une adresse de site internet personnalisée, dans le cas de mon association il s'agit de www.paari.fr et donne aussi accès à 5 adresses mail gratuites.

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Je parlerai de Gandi.net puisque c'est celui que j'ai depuis le début. C'est un service qui n'est pas très cher et qui offre des fonctionnalités suffisantes pour ce que j'ai à faire (adresses mail, blog, hébergement internet).

Pour un achat de nom de domaine en .fr les pris sont aux alentours de 15€ par an.

Pour héberger un site web sur les serveurs Gandi.net c'est 5€ par mois, mais on peut aussi l'héberger ailleurs.

Étape 6 : liste de diffusion

J'ai découvert il y quelques semaines les listes de diffusion Framalistes qui permet, en insérant dans une liste les adresses mail des adhérents, de créer une liste de diffusion qui vous permettra de passer entre les griffes des robots traqueurs de spams qui ont tendance à black-lister les innocents et pas les coupables !

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Voilà, je pense avoir fait le tour. Désolé de ne pas avoir mieux détaillé cet article mais depuis que je suis dans l'administration d'association, je manque cruellement de temps.

Si vous avez des commentaires, ou d'autres outils à proposer, surtout n'hésitez pas !